6 клише в деловой переписке и как их избежать
Несколько электронных писем ежедневно, самые разные цепочки переписок и решения почти всех вопросов — от заказа корма домашнему любимцу — до согласования макетов — нормальная картина современного человека. Собственно, она показывает, насколько важно умение общаться по электронной почте. Недавно мы писали о том, чем заменить выражение «I look forward to hearing from you» в деловой переписке. Сегодня предлагаем рассмотреть 6 клише в деловой переписке и способы, как их избежать.
«How are you?» Или «How are you doing?»
Мы уже писали о разнице между «How are you?» И «How are you doing?», а также упоминали фразы, которыми можно заменить стандартное приветствие. Альтернативой может быть короткая беседа. Помните, в решении деловых и личных вопросов персонализация играет очень важную роль. Попробуйте не просто спросить, как дела, а акцентировать внимание на вашей с собеседником истории. Сравните:
- How are you doing?
- I’m glad we had a chance to chat at the Acme Sales Lunch last month. I hope you enjoyed the rest of your stay in San Francisco.
«I’m NAME and I work for COMPANY»
Попробуйте заменить такую конструкцию на референс на другого человека, если у вас есть общие знакомые: Ella Quint at ABC Widgets suggested I get in touch. Или сразу переходите к делу. Бизнес люди ценят свое время, поэтому такой жест не будет воспринят грубым.
- I’m reaching out because…
- I’m writing to learn more about…
«Per our conversation…»
Избегайте этой фразы всеми возможными путями. Разве вы спешили бы отвечать на письмо с фразой «в соответствии с нашем разговором …». Перепишите это предложение, сделайте его более человечным:
- When we chatted last week, we agreed that we would draft the quarterly report by July 15.
«Sorry for the late response»
Время от времени мы не успеваем вовремя отвечать на письма, возможно даже иногда забываем о них. Однако, если вы будете акцентировать на этом внимание, это не сработает вам на пользу. Поэтому советуем вместо извинения благодарить.
- Thanks for your patience while I waded through my inbox deluge.
«Looking forward to hearing from you»
Мы уже писали о том, чем заменить выражение «I look forward to hearing from you» в деловой переписке. Напомним, что вместо сухого клише стоит писать персонализировано и с призывом к действию. Если хотите получить ответ, скажите об этом.
- Would you please let me know by September 13th if you’ll be able to attend?
«Thanks in advance»
Хоть это и общепринятая фраза, лучше звучать не так требовательно, а с благодарностью. Попробуйте заменить эту фразу на более вежливый вариант, и коммуникация моментально станет теплее. Сравните:
- Thanks in advance.
- I’m grateful for your help on…
Если вы чувствуете, что вам нужно учить английский с профессионалами, готовиться к сдаче международных тестов или апгрейднуть свой бизнес-английский, регистрируйтесь на сайте и учите английский уже с сентября.