6 кліше в діловому листуванні та як їх уникнути
Декілька десятків електронних листів щодня, найрізноманітніші ланцюжки переписок та вирішення ледь не всіх питань — від замовлення корму домашньому улюбленцеві — до узгодження макетів — нормальна картина сучасної людини. Власне, вона демонструє, наскільки важливим є вміння спілкуватися електронною поштою.
Нещодавно ми писали про те, чим замінити вираз «I look forward to hearing from you» у діловому листуванні. Сьогодні пропонуємо розглянути шість кліше в діловому листуванні та способи, як їх уникнути.
“How are you?” Или “How are you doing?”
Ми вже писали про різницю між “How are you?” та “How are you doing?”, а також згадували фрази, якими можна замінити стандартне вітання. Альтернативою може бути коротка розмова. Пам’ятайте, у вирішенні ділових і особистих питань персоналізація відіграє дуже важливу роль. Спробуйте не просто запитати, як справи, акцентувати увагу на вашій зі співрозмовником історії.
Порівняйте:
- How are you doing?
- I’m glad we had a chance to chat at the Acme Sales Lunch last month. I hope you enjoyed the rest of your stay in San Francisco.
“I’m NAME and I work for COMPANY”
Спробуйте замінити таку конструкцію на референс на іншу людину, якщо у вас є спільні знайомі: Ella Quint at ABC Widgets suggested I get in touch. Або відразу переходьте до справи. Бізнесові люди цінують свій час, тож такий жест буде доречним.
- I’m reaching out because…
- I’m writing to learn more about…
“Per our conversation…”
Уникайте цієї фрази усіма можливими шляхами. Хіба б ви спішили відповідати на лист із фразою “відповідно до нашої розмови…”. Перепишіть це речення, зробіть його більше людяним:
- When we chatted last week, we agreed that we would draft the quarterly report by July 15.
“Sorry for the late response”
Час від часу ми не встигаємо вчасно відповідати на листи, можливо навіть іноді забуваємо про них. Однак, якщо ви будете акцентувати на цьому увагу, це не спрацює вам на користь. Тож радимо замість вибачення дякувати.
- Thanks for your patience while I waded through my inbox deluge.
“Looking forward to hearing from you”
Ми вже писали про те, чим замінити вираз «I look forward to hearing from you» у діловому листуванні. Нагадаємо, що замість сухого кліше варто писати персоналізовано та із закликом до дії. Якщо хочете отримати відповідь, скажіть про це.
- Would you please let me know by September 13th if you’ll be able to attend?
“Thanks in advance”
Хоч це і загальноприйнята фраза, ліпше звучати не так вимогливо, а із вдячністю. Спробуйте замінити цю фразу на більш ввічливу, як комунікація вмить стане теплішою. Порівняйте:
- Thanks in advance.
- I’m grateful for your help on…
Якщо ви відчуваєте, що вам потрібно апгрейднути свою бізнес-англійську, реєструйтеся на сайті та вчіть англійську вже з вересня.