Как написать письмо с жалобой на английском

Когда мы смотрим видео-блоги с распаковкой товаров на YouTube, самые ужасные продукты часто оказываются самыми забавными. Но получить бракованный заказ или товар, не соответствующий описанию на сайте, уже не так весело. 

В повседневной жизни мы редко пишем письма такого типа, предпочитая позвонить в магазин или оставить гневный отзыв в соцсетях. Но если речь идёт о бракованном заказе, доставленном в ваш офис и имеющем отношение к бизнесу, а не к личному пользованию, в этом случае лучше написать официальный имейл или письмо партнёру или магазину.

Зачем писать официальную жалобу?

Федеральная торговая комиссия США объясняет, почему лучше написать официальное письмо с жалобой, если вы недовольны качеством приобретённого товара:

1. Получив такое письмо, компания обязана записать жалобу и отреагировать на неё.
2. Факт отправки жалобного письма поможет вам сохранить все законные права в ситуациях, которые могут возникнуть при решении проблемы.
3. Компания понимает, что вы серьёзно относитесь к рассмотрению жалобы и ожидаете решения ситуации.

Если вы отправляете бумажное письмо, выберите вариант заказного письма и запросите подтверждение получения, чтобы потом никто не мог сказать, что никакого письма от вас не получал. 

Обязательно помните! Официальная жалоба – это не отзыв в интернете, поэтому тон письма должен быть уважительным и конструктивным. Человек, читающий письмо, может не быть непосредственно ответственным за проблему с товаром. Менеджер, который отвечает за продажи или ответы на жалобы, не изготовлял и, скорее всего, не проверял перед отправкой ваш неисправный принтер, и так далее. Кроме того, ваш вежливый тон вызовет желание решить проблему как можно скорее. (Впрочем, грубая форма отзывов в интернете тоже мало кому помогает, но это уже совсем другая история.)

Составляющие эффективного письма с жалобой на английском

Давайте разберем компоненты эффективного письма с жалобой. Независимо от того, приобрели вы товар для личного пользования или для бизнеса, жалобное письмо – это деловое письмо. Поэтому по правилам английской деловой переписки его начинают с адреса отправителя и даты. Дальше следует имя и должность контактного лица, если вы знаете их или нашли в свободном доступе. Если нет – продолжайте названием компании и её адресом.  И после приветствия приступайте к сути вашей жалобы.

Дальше включайте все известные детали, но старайтесь быть краткими.

Информация для письма с жалобой:

• Store name and location – название и адрес магазина / сайта
• Product / service – товар или услуга, о которых идёт речь
• Serial and model numbers – серийный и модельный номер товара
• Your specific complaint – суть проблемы, претензии
• Relevant dates, such as when you bought goods or services, when the problem began  – даты: покупки товара / услуги, возникновения проблемы
• Names of sellers, customer service representatives, or managers with whom you’ve addressed the issue previously – имена продавцов, представителей службы поддержки или менеджеров, к которым вы уже обращались 
• Copies of receipts, invoices, and warranties – копии чеков, счетов-фактур и гарантий
• Copies of previous correspondence, such as emails, chat logs – Копии предыдущей корреспонденции: писем, истории чатов
• Actions that have been already taken to resolve the issue – опишите, какие действия вы уже предприняли для решения проблемы
• How you expect the company to address the issue – ваши ожидания от компании: как бы вы хотели, чтобы проблема была решена – возврат денег, замена товара и т.д. 
• Contact information – ваши контактные данные

В завершение используйте простое деловое прощание, такое как «Sincerely» или «Regards».

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как провести презентацию на английском.

Пример письма с жалобой

35, Vasylkivska str., Kyiv
May 18, 2019
Mr. Oleg Slavin General Manager Products

Dear Mr. Slavin,

I am writing to express my dissatisfaction with the Model X tea kettle that I bought on May 14, 2019, at your store Digital Space located at 35, Volodymyrska str., Kyiv. The kettle looks fine, but it leaks when filled with water. When I tried to return it to the store on March 16, 2019, the employee on duty, Ann Yeremenko, told me that she wouldn’t accept it as she didn’t see any damage.

To resolve the issue, I’d like you to refund the full amount I paid (345,00 UAH including tax). I am enclosing a copy of the original receipt.

I look forward to your reply. Please contact me by telephone at (093) 555-5555 or by email within the next two weeks.

Sincerely,
Sergey Avramenko.

Лучший результат жалобы – успешное решение. И вы обязательно его добьётесь, если будете вежливы и включите все необходимые детали.