grade grade
Программы и экзамены
Меню
Проверить свой уровень
Золотые Ворота, ул. Ярославов Вал, 13/2-б

(044) 580 11 00

  • (050) 580 11 00
  • (063) 580 11 00
  • (098) 580 11 00

ru

  • RU
  • UK
  • EN

Кабинет

  • Учебные программы
  • Английский для взрослых Английский для детей 6–12 лет Английский для подростков 13–17 лет Корпоративный английский Клубы нашей школы Библиотека
  • Экзаменационный центр
  • Cambridge Assessment English IELTS TOEFL iBT Cambridge Assessment Admissions Testing
  • Тренинговый центр
  • Teacher Training Centre Grade Teacher CELTA DELTA TKT Вебинары, воркшопы, конференции
  • О компании
  • Преподаватели
  • Лицензии
  • Партнёры
  • Блог
  • Новости
  • СМИ про нас
  • Галерея
  • Вакансии
  • Контакты

Кабинет

Проверить свой уровень
  • О компании
  • Преподаватели
  • Лицензии
  • Партнёры
  • Блог
  • Новости
  • СМИ про нас
  • Галерея
  • Вакансии
  • Контакты

Золотые Ворота, ул. Ярославов Вал, 13/2-б

(044) 580 11 00

  • (050) 580 11 00
  • (063) 580 11 00
  • (098) 580 11 00

info@grade.ua

  • RU
  • UK
  • EN
  1. Главная
  2. Блог
  3. Официальное письмо на английском: главные правила написания
  • Структура письма
  • Официальные письма на английском: базовые требования
  • Какие фразы следует использовать для письма
1

Официальное письмо на английском: главные правила написания

  • Алена Михайленко

    Content manager

Официальное письмо на английском главные правила написания
20.09.2021
1
4 минуты
  • Grammar
  • Writing

Необходимость в написании официальных писем на английском языке возникает довольно часто, особенно – если речь идет о работе и бизнесе. Что нужно сделать, чтобы превратить его в профессиональное и добиться правильного восприятия адресатом, мы расскажем далее в статье.

Структура письма

Подобного рода письма – это корреспонденция, состоящая из последовательности определенных элементов, а также используемая для ведения официальной переписки на бизнес-уровне.

Среди основных элементов стоит отметить:

  • информацию о получателе;
  • контактные данные отправителя;
  • дату;
  • ссылки;
  • начальный блок;
  • главную часть или «тело»;
  • заключение;
  • подпись;
  • инициалы автора;
  • дополнения (в случае их наличия).

Стоит отметить, что сами по себе письма и их структура неизменны независимо от страны, в которую они отправляются. А потому можно создать единую структуру и пользоваться ею, отправляя тексты англоязычным партнерам и другим лицам.

Официальные письма на английском: базовые требования

Чтобы создать правильное обращение этого формата, необходимо придерживаться следующих советов:

  1. Сохраняйте профессиональный тон и подачу информации.
  2. Избегайте формальности и штампов.
  3. Исключите из применения жаргон и сокращения.
  4. Отдавайте предпочтение личным местоимениям.
  5. Заканчивайте письмо запросом.
  6. Не пользуйтесь идиомами и восклицательными знаками.
  7. Перед отправкой проверьте документ на ошибки.

Конечно, если письмо электронное, необходимо позаботиться о его внешнем виде: выровнять по левому краю, выбрать стандартный шрифт и 12 кегель, выставить абзацы и позаботиться о пробелах.

Как написать официальное письмо на английском

Какие фразы следует использовать для письма

Выбор фраз текста напрямую зависит от того, над какой его частью вы работаете. Далее мы расскажем об основных фразах, которые хорошо сочетаются с официальным тоном текстов.

Начало

Перед собственно основным изложением стоит начать с приветственной ноты. Её выбор связан с вашей осведомленностью о том, кто ваш ответчик, на каком уровне находятся ваши деловые контакты.

Отметим фразы, которые употребляются чаще всего:

  • Dear colleagues – уважаемые коллеги). Используется для переписки с целой группой лиц.
  • Dear Emily Smith/Harry Page (многоуважаемая Эмили Смит/многоуважаемый Гарри Пейдж) – нейтральный вариант. Он подходит, если вы достаточно осведомлены о человеке, его половой принадлежности и имени, ранее вели переписку.
  • Dear Mr. Abramson/dear Ms./Mrs. Abramson (многоуважаемый мистер Абрамсон/миссис/мисс Абрамсон) можно употреблять, если вам знаком пол и инициалы адресата. Если получатель женского пола, отдавайте предпочтение варианту Ms вместо Mrs, особенно – если её семейный статус вам неизвестен.
  • Dear lord/dear madam (многоуважаемый господин/многоуважаемая мадам) можно употреблять, если единственная доступная вам информация – это пол адресата.
  • Dear HR (многоуважаемый/ая HR) – достаточно деловой вариант на случай, если нет другой доступной информации, кроме занимаемой должности, в приведенном примере – работник human resourses (HR).
  • To whom it may concern (для тех, кого это касается) – наиболее нейтральный вариант, используемый, если вы абсолютно не располагаете данными об адресате.

Полезные статьи, видео, слова и выражения

Наш Facebook

Вступительная часть

Должна раскрывать, зачем был написан текст, чтобы получатель мог понять, о чем будет идти речь в его «теле». По своей сути начало – это короткий анонс, вытяжка, предварительно знакомящая читателя с вашим запросом.

Если текст пишется в качестве фидбэка:

  • I am writing in response to… – Я пишу в ответ на…
  • In reply to your letter of 15 June… – В качестве фидбэка на ваш запрос от 15 июня…
  • I recently wrote to you about… – Ранее я уже писал о…
  • To follow up on/following our discussion… – Продолжая диалог…

Сформировать цель можно следующим образом:

I am writing to enquire about/confirm/in connection with… – Я пишу для уточнения/ подтверждения/в связи с…

Если нужно сформировать прошение:

  • It would be helpful if you could… – Было бы отлично, если бы вы смогли…
  • Could you possibly… – Не могли бы вы…
  • I would be grateful if you could… – Буду безмерно благодарен, если бы вы могли…
  • Please could you send me… – Не могли бы вы прислать мне…

Основная часть

Последующие фрагменты применяются для выражения основной сути. Следует придерживаться лаконичности, максимально кратко изложить свое мнение. Информация в «теле» текста варьируется в зависимости от вашей цели, с которой он создан. Например, если вы хотите сообщить об отказе в сотрудничестве, рассказать о продукте, согласиться на собеседование и тому подобное.

Используйте следующие выражения:

  • I am particularly interested in this job because… – Меня привлекла эта работа, поскольку…
  • I am writing to apply for the position of… – Я пишу, чтобы подать резюме на должность…
  • Our new product will be released next month and we are excited to share with you. – Наш новый продукт будет представлен в следующем месяце, и мы хотели бы поделиться с вами.
  • After careful consideration we have decided to… – В ходе размышлений мы пришли к решению…
  • I regret to inform you that… – Увы, но я вынужден уведомить вас о…

деловые письма на английском

Заключение

Финальная часть содержит ссылки на различные файлы, запросы и тому подобное. В заключении можно разместить предложения, напоминания о важных нюансах и оставить пожелания по ведению переписки и дальнейших контактов.

Если добавляются ссылки/материалы:

  • Please, find attached… – В материалах ниже вы отыщете…
  • We enclose… – Мы прилагаем…

Если нужно предложить услугу/помощь:

  • If you wish, I would be happy to… – В случае необходимости, я буду рад…
  • Would you like me to…? – Хотите ли вы, чтобы я…?

Для дальнейшей переписки:

  • We await your reply. – Мы в ожидании обратной связи.
  • I appreciate any feedback you may have. – Я буду признателен за любой фидбэк.
  • Please contact me as soon as possible. – Прошу, дайте знать о себе в кратчайшие сроки.

Чтобы отблагодарить:

  • Thank you for enquiring. – Благодарим за поданный запрос.
  • We would like to thank you for your letter of… – Мы выражаем свою признательность за ваше обращение о…
  • Thanks again for your assistance. – Еще раз благодарим за вашу поддержку/помощь.

Готовы перейти на кардинально новый уровень?

Английский для работы

Подпись

В конце письма обычно размещается подпись автора.

К примеру, подойдут следующие словосочетания:

  • Yours faithfully, – С глубоким признанием,
  • Best wishes, – С лучшими пожеланиями,
  • All the best, – Всех благ,
  • Take care! – Всего хорошего!

В самом конце письма, если оно бумажное, стоит сохранить пространство для подписи от руки. Под ней располагается ваше ФИО, а также должность (в случае необходимости).

Что еще почитать: Таблица неправильных глаголов английского языка: зверь, которого не одолеть?

1

Оставить комментарий Отменить ответ

Спасибо за ваш комментарий! После модерации мы опубликуем его на нашем сайте :)

Читайте также

Адрес на английском: правила и распространенные ошибки

6 минут

Much & many: исследуем разницу между ними и способы использования

6 минут

Переводчица по образованию, учитель по призванию: история Анны Стегний

7 минут

Префиксы в английском языке. Как запомнить и использовать правильно?

5 минут

За кем «следить» преподавателям английского? Блоги коллег для вдохновения

5 минут

10 книг, которые рекомендует прочитать команда Grade

7 минут

Учебные программы

  • Все программы
  • Английский для взрослых
  • Английский для детей 6–12 лет
  • Английский для подростков 13–17 лет
  • Корпоративный английский
  • Клубы нашей школы
  • Библиотека

Тренинговый центр

  • Teacher Training Centre
  • Grade teacher
  • CELTA
  • DELTA
  • TKT
  • Вебинары, воркшопы, конференции

Экзаменационный центр

  • cambridge-assesment-english
  • Cambridge Assessment English
  • IELTS
  • TOEFL iBT
  • Cambridge Assessment Admissions Testing

Наш центр

  • О компании
  • Преподаватели
  • Лицензии
  • Партнёры
  • Блог
  • Новости
  • СМИ про нас
  • Галерея
  • Вакансии
  • Контакты

Пользователю

  • Правила центра
  • Договор обучения
  • Privacy Policy
  • Скидки
  • Тест на уровень английского
  • Найти сертификат
  • Карта сайта

Контакты

  • Киев, 01054, Украина, ул. Ярославов Вал, 13/2-Б.

    Ближайшая станция метро — Золотые Ворота
  • Join our Telegram

    Grade Teacher Training

© 2008–2023 Grade Education Centre, Cambridge Assessment English (license UA007)