Официальное письмо на английском: главные правила написания

Необходимость в написании официальных писем на английском языке возникает довольно часто, особенно – если речь идет о работе и бизнесе. Что нужно сделать, чтобы превратить его в профессиональное и добиться правильного восприятия адресатом, мы расскажем далее в статье.

Структура письма

Подобного рода письма – это корреспонденция, состоящая из последовательности определенных элементов, а также используемая для ведения официальной переписки на бизнес-уровне.

Среди основных элементов стоит отметить:

• информацию о получателе;
• контактные данные отправителя;
• дату;
• ссылки;
• начальный блок;
• главную часть или «тело»;
• заключение;
• подпись;
• инициалы автора;
• дополнения (в случае их наличия).

Стоит отметить, что сами по себе письма и их структура неизменны независимо от страны, в которую они отправляются. А потому можно создать единую структуру и пользоваться ею, отправляя тексты англоязычным партнерам и другим лицам.

Официальные письма на английском: базовые требования

Чтобы создать правильное обращение этого формата, необходимо придерживаться следующих советов:

1. Сохраняйте профессиональный тон и подачу информации.
2. Избегайте формальности и штампов.
3. Исключите из применения жаргон и сокращения.
4. Отдавайте предпочтение личным местоимениям.
5. Заканчивайте письмо запросом.
6. Не пользуйтесь идиомами и восклицательными знаками.
7. Перед отправкой проверьте документ на ошибки.

Конечно, если письмо электронное, необходимо позаботиться о его внешнем виде: выровнять по левому краю, выбрать стандартный шрифт и 12 кегель, выставить абзацы и позаботиться о пробелах.

Какие фразы следует использовать для письма

Выбор фраз текста напрямую зависит от того, над какой его частью вы работаете. Далее мы расскажем об основных фразах, которые хорошо сочетаются с официальным тоном текстов.

Начало

Перед собственно основным изложением стоит начать с приветственной ноты. Её выбор связан с вашей осведомленностью о том, кто ваш ответчик, на каком уровне находятся ваши деловые контакты.

Отметим фразы, которые употребляются чаще всего:

• Dear colleagues – уважаемые коллеги). Используется для переписки с целой группой лиц.
• Dear Emily Smith/Harry Page (многоуважаемая Эмили Смит/многоуважаемый Гарри Пейдж) – нейтральный вариант. Он подходит, если вы достаточно осведомлены о человеке, его половой принадлежности и имени, ранее вели переписку.
• Dear Mr. Abramson/dear Ms./Mrs. Abramson (многоуважаемый мистер Абрамсон/миссис/мисс Абрамсон) можно употреблять, если вам знаком пол и инициалы адресата. Если получатель женского пола, отдавайте предпочтение варианту Ms вместо Mrs, особенно – если её семейный статус вам неизвестен.
• Dear lord/dear madam (многоуважаемый господин/многоуважаемая мадам) можно употреблять, если единственная доступная вам информация – это пол адресата.
• Dear HR (многоуважаемый/ая HR) – достаточно деловой вариант на случай, если нет другой доступной информации, кроме занимаемой должности, в приведенном примере – работник human resourses (HR).
• To whom it may concern (для тех, кого это касается) – наиболее нейтральный вариант, используемый, если вы абсолютно не располагаете данными об адресате.

Вступительная часть

Должна раскрывать, зачем был написан текст, чтобы получатель мог понять, о чем будет идти речь в его «теле». По своей сути начало – это короткий анонс, вытяжка, предварительно знакомящая читателя с вашим запросом.

Если текст пишется в качестве фидбэка:

• I am writing in response to… – Я пишу в ответ на…
• In reply to your letter of 15 June… – В качестве фидбэка на ваш запрос от 15 июня…
• I recently wrote to you about… – Ранее я уже писал о…
• To follow up on/following our discussion… – Продолжая диалог…

Сформировать цель можно следующим образом:

I am writing to enquire about/confirm/in connection with… – Я пишу для уточнения/ подтверждения/в связи с…

Если нужно сформировать прошение:

• It would be helpful if you could… – Было бы отлично, если бы вы смогли…
• Could you possibly… – Не могли бы вы…
• I would be grateful if you could… – Буду безмерно благодарен, если бы вы могли…
• Please could you send me… – Не могли бы вы прислать мне…

Основная часть

Последующие фрагменты применяются для выражения основной сути. Следует придерживаться лаконичности, максимально кратко изложить свое мнение. Информация в «теле» текста варьируется в зависимости от вашей цели, с которой он создан. Например, если вы хотите сообщить об отказе в сотрудничестве, рассказать о продукте, согласиться на собеседование и тому подобное.

Используйте следующие выражения:

• I am particularly interested in this job because… – Меня привлекла эта работа, поскольку…
• I am writing to apply for the position of… – Я пишу, чтобы подать резюме на должность…
• Our new product will be released next month and we are excited to share with you. – Наш новый продукт будет представлен в следующем месяце, и мы хотели бы поделиться с вами.
• After careful consideration we have decided to… – В ходе размышлений мы пришли к решению…
• I regret to inform you that… – Увы, но я вынужден уведомить вас о…

Заключение

Финальная часть содержит ссылки на различные файлы, запросы и тому подобное. В заключении можно разместить предложения, напоминания о важных нюансах и оставить пожелания по ведению переписки и дальнейших контактов.

Если добавляются ссылки/материалы:

• Please, find attached… – В материалах ниже вы отыщете…
• We enclose… – Мы прилагаем…

Если нужно предложить услугу/помощь:

• If you wish, I would be happy to… – В случае необходимости, я буду рад…
• Would you like me to…? – Хотите ли вы, чтобы я…?

Для дальнейшей переписки:

• We await your reply. – Мы в ожидании обратной связи.
• I appreciate any feedback you may have. – Я буду признателен за любой фидбэк.
• Please contact me as soon as possible. – Прошу, дайте знать о себе в кратчайшие сроки.

Чтобы отблагодарить:

• Thank you for enquiring. – Благодарим за поданный запрос.
• We would like to thank you for your letter of… – Мы выражаем свою признательность за ваше обращение о…
• Thanks again for your assistance. – Еще раз благодарим за вашу поддержку/помощь.

Подпись

В конце письма обычно размещается подпись автора.

К примеру, подойдут следующие словосочетания:

• Yours faithfully, – С глубоким признанием,
• Best wishes, – С лучшими пожеланиями,
• All the best, – Всех благ,
• Take care! – Всего хорошего!

В самом конце письма, если оно бумажное, стоит сохранить пространство для подписи от руки. Под ней располагается ваше ФИО, а также должность (в случае необходимости).

Что еще почитать: Таблица неправильных глаголов английского языка: зверь, которого не одолеть?