Осуществление эффективной коммуникации с людьми — это настоящее искусство. Если вы хорошо знакомы с тонкостями общения в повседневной жизни с близкими и друзьями, то деловая коммуникация часто остается загадочной и сложной. Особенно учитывая большое количество правил, которые ее сопровождают.
В этом блоге мы рассмотрим полезные фразы и выражения для различных видов электронных писем. Они помогут вам сделать свои сообщения профессиональными, понятными и вежливыми.
Для удобства мы сгруппировали фразы в таблице по категориям, чтобы вы легко могли найти именно то, что нужно!
Приветствие
Начало электронного письма задает тон всему сообщению.
Выбор правильного приветствия зависит от уровня формальности и ваших отношений с получателем.
Вот некоторые популярные деловые фразы, которые вы можете использовать в своей коммуникации!
| Приветствие | Перевод | Пример |
|---|---|---|
| Dear (Name), | Уважаемый (Имя), | Dear Mr. Smith, I hope this message finds you well — Уважаемый господин Смит, я надеюсь, что это сообщение застанет вас в добром здравии. |
| Hello (Name), | Привет (Имя), | Hello Sarah, I wanted to discuss our meeting agenda — Привет, Сара, я хотел бы обсудить план нашей встречи. |
| Greetings, | Приветствую, | Greetings, I am writing to inquire about your services — Приветствую, я пишу, чтобы узнать о ваших услугах. |
| Dear Sir/Madam, | Уважаемый господин/госпожа, | Dear Sir/Madam, I am reaching out regarding the recent changes — Уважаемый господин/госпожа, я обращаюсь по поводу недавних изменений. |
| Respected (Name), | Уважаемый (Имя), | Respected Dr. Lee, I am writing to express my interest in your research project — Уважаемый доктор Ли, я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в вашем исследовательском проекте. |
| Dear Team, | Уважаемая команда, | Dear Team, I wanted to inform you about the upcoming deadline — Уважаемая команда, я хотел сообщить вам о приближающемся дедлайне. |
| To the Marketing Team, | Маркетинговой команде, | To the Marketing Team, please find attached the latest reports for review — Маркетинговой команде, к этому письму прилагаю последние отчёты для просмотра. |
Обратите внимание, что даже в деловой коммуникации есть место для дружеского подхода.
Иногда стоит немного отойти от строгого формата и добавить в ваши письма элементы персонализации - искреннее пожелание удачного дня или вопрос о самочувствии.
Вступительные фразы
Начинать email лучше учитывая предыдущую коммуникацию.
То есть, начало вашего сообщения может отличаться в зависимости от того, первый раз вы общаетесь с получателем или отвечаете на предыдущий запрос.
| Вступительная фраза | Перевод | Пример |
|---|---|---|
| I wanted to introduce myself and my company | Я хотел бы представить себя и свою компанию | I wanted to introduce myself and my company. We specialize in providing innovative solutions — Я хотел бы представить себя и свою компанию. Мы специализируемся на предоставлении инновационных решений. |
| It’s a pleasure to connect with you | Рад(а) связаться с вами | It’s a pleasure to connect with you. We are interested in discussing potential collaborations — Рад(а) связаться с вами. Мы заинтересованы в обсуждении возможного сотрудничества. |
| Thank you for reaching out | Спасибо, что связались. | Thank you for reaching out. I am happy to assist you with your inquiry — Спасибо, что связались. Я рад(а) помочь вам с вашим запросом. |
| Following up on our previous conversation | В продолжение нашего предыдущего разговора | Following up on our previous conversation, I wanted to share the latest updates — В продолжение нашего предыдущего разговора, я хотел(а) бы поделиться последними обновлениями. |
| I am writing to inquire about… | Я пишу, чтобы узнать о… | I am writing to inquire about the status of my application — Я пишу, чтобы узнать о статусе моей заявки. |
| Thank you for your prompt response | Спасибо за ваш оперативный ответ | Thank you for your prompt response. I appreciate your attention to this matter — Спасибо за ваш оперативный ответ. Я ценю ваше внимание к этому вопросу. |
| In reference to your last email | В ответ на ваше последнее письмо | In reference to your last email, I have attached the requested documents — В ответ на ваше последнее письмо, я прикрепил(а) запрашиваемые документы. |
Вступительные предложения в email чрезвычайно важны, поскольку они формируют первое впечатление о вас как об отправителе.
Во время переписки, когда нет возможности увидеть невербальные сигналы, иногда сложно понять, какое настроение имеет тот, кто написал письмо.
Именно поэтому стоит быть осторожным и следить за тем, чтобы вступление было доброжелательным, ведь это задает тон всей переписке и влияет на дальнейшее восприятие вашего сообщения.
Основная часть
Основная часть электронного письма должна быть четкой, структурированной и содержательной. С самого начала важно определить основную цель письма и сосредоточиться на ней, чтобы избежать лишних деталей и сделать ваш текст понятным.
Используйте простые предложения и разделяйте текст на логические блоки, чтобы облегчить его восприятие. Помните: каждый абзац должен содержать одну главную идею.
Избегайте негативного тона и старайтесь сохранять позитивный и профессиональный настрой, даже если речь идет о сложных или конфликтных вопросах.
Поощряйте получателя обращаться с вопросами или отзывами, чтобы показать вашу открытость к диалогу и готовность сотрудничать.
Обратите внимание, что очень важно добавлять детали и примеры, которые помогут адресату лучше понять вашу позицию или просьбу.
Завершение
Учитывайте, что конец письма должен быть так же тщательно продуманным, как и его начало. Завершающие фразы помогают подвести итог и определить дальнейшие действия.
Вот несколько универсальных примеров, которые помогут лаконично завершить ваш email!
| Заключительная фраза |
Перевод |
Пример |
|---|---|---|
| I look forward to your response | Я с нетерпением жду вашего ответа | I look forward to your response. Please let me know your thoughts on the proposal by the end of the week — Я с нетерпением жду вашего ответа. Пожалуйста, сообщите мне ваши мысли по поводу этого предложения к концу недели. |
| Please feel free to contact me if needed | Не стесняйтесь обращаться ко мне при необходимости | Please feel free to contact me if needed. I’m happy to help if you have any further questions — Не стесняйтесь обращаться ко мне при необходимости. Я с удовольствием помогу, если у вас возникнут дополнительные вопросы. |
| Thank you for your time and consideration | Спасибо за ваше время и внимание | Thank you for your time and consideration. I appreciate your input on this matter — Спасибо за ваше время и внимание. Я ценю ваш вклад в этот вопрос. |
| Looking forward to our collaboration | Надеюсь на наше сотрудничество | Looking forward to our collaboration. I believe our joint efforts will lead to great success — Надеюсь на наше сотрудничество. Верю, что наши совместные усилия приведут к большому успеху. |
| Let me know if you need any further assistance | Дайте знать, если нужна дополнительная помощь | Let me know if you need any further assistance. I’m here to support you with anything you need — Дайте знать, если нужна дополнительная помощь. Я готов поддержать вас во всем, что нужно. |
| Please confirm receipt of this email | Пожалуйста, подтвердите получение этого письма | Please confirm receipt of this email. I want to make sure you have all the necessary details — Пожалуйста, подтвердите получение этого письма. Я хочу убедиться, что у вас есть все необходимые детали. |
| Thank you for your attention to this matter | Спасибо за ваше внимание к этому вопросу | Thank you for your attention to this matter. We hope to resolve it swiftly — Спасибо за ваше внимание к этому вопросу. Надеемся на его быстрое решение. |
Особенно важно, какое впечатление вы оставляете после того, как письмо будет прочитано.
Тщательно оформленное завершение поможет создать положительное восприятие вас как профессионала и может существенно повлиять на дальнейшие отношения с вашим партнером.
Сегодня, когда мир становится все более взаимосвязанным, общение с иностранцами и международными компаниями становится ежедневной необходимостью.
А электронная переписка стала незаменимым инструментом в бизнес-коммуникации. Помните, что в деловом общении успех обеспечивает сочетание ясности и способности адаптироваться.
Кстати, в Grade.ua есть курсы английского онлайн, где студенты отрабатывают навыки делового общения на английском языке. Программа курса специально адаптирована для реальных жизненных ситуаций, что делает его максимально полезным для практического применения.
Повышайте свой профессионализм вместе с Grade!
Спасибо за ваш комментарий! После модерации мы опубликуем его на нашем сайте :)