Как закончить деловое письмо на английском уверенно и профессионально?

К сожалению, нас редко учат заполнять резюме, общаться с работодателями и вести переговоры с партнерами, а особенно — на английском. В современном мире это важные навыки, которые актуальны для многих.

Тем более, опыт делового общения понадобится тем, кто хочет построить успешную и долговременную карьеру. Поэтому, придется прибегать к самостоятельному обучению и исповедовать концепцию «lifelong learning», с чем мы вам и поможем.

Правильный тон и лексика должны присутствовать не только в устном, но и в письменном варианте делового общения. Именно поэтому в этом материале мы рассмотрим тему делового письма на английском языке, а особое внимание обратим на его успешное и уместное окончание.

Основные правила делового письма

«Кому и для чего»

Деловое общение — это не о спешке. Именно поэтому перед написанием письма коллеге, партнеру или работодателю попробуйте дать себе время.

Продумайте, кому и для чего вы пишете, какой ответ хотите получить от собеседника. Это поможет подобрать правильные слова и увеличит вероятность получения желаемого результата.

Лексика и стилистика

Это еще одна из причин, почему вам нужно понять кто будет адресатом сообщения. В деловом общении с коллегами или руководством не советуем вам использовать:

Текст в деловом стиле должен быть достаточно сухим и лаконичным. Соответственно, выбирайте формальные лексику и грамматические конструкции.

Размер текста

Если мы уже заговорили о лаконичности — деловое письмо должно быть не слишком маленьким, но и не слишком большим. Выбирайте объем, который позволит четко донести адресату цель вашего появления в его сообщениях.

Конечно, этот параметр может зависеть от тематики и смысловой нагрузки, но всегда помните о цели текста и не тратьте зря чужое время.

Вежливость и этикет

Сухость и лаконичность делового общения вовсе не означает, что стоит забыть об уважении и вежливом tone of voice письма. Поэтому предложению «Check the final version of the project in the attached file» совсем не помешает слово «please», а также обращение по имени.

Именно вежливый тон письма может помочь запомниться адресату, заинтересовать в сообщении и получить желаемый результат.

Фразы, чтобы завершить письмо

Для первого письма-знакомства

Итак, перейдем к самому главному — фразам, которыми вы можете закончить письмо. Можно выделить несколько его видов, учитывая контекст. Одним из таких является первое письмо, когда вы еще не знакомы с собеседником.

Обычно, в этом случае каждый из нас хочет получить обратную связь на сообщение. Поэтому, уместно использовать такие фразы:

Даем ответ

Правильно предоставить фидбек — задача тоже не из простых. Эта цель делового общения полностью противоположна прошлой, ведь теперь вы выступаете стороной, отвечающей на сообщение или запрос.

Помочь в этом случае вам могут такие фразы:

Официальное письмо на английском

Подробнее про основные правила написания

Читать

Если нужно больше информации

Информация от адресата может быть неполной или не совсем понятной для нас, и это — нормально. В таком случае, переспросить о ключевых деталях или запросить большее количество информации вы можете с помощью таких фраз:

Продолжение общения

Призыв к встрече или повторному контакту с адресатом вы можете выразить с помощью таких фраз:

Благодарим собеседника

Слова благодарности — чрезвычайно важная составляющая делового письма. Для выражения такой мысли вы можете использовать фразы вроде:

Просим прощения

Часто в деловом общении возникают моменты, когда нужно извиниться за неудобства или несвоевременный ответ.

В таких ситуациях вам понадобятся следующие структуры:

Менее формальное общение

Иногда деловое общение может быть менее официальным, например, когда вы переписываетесь с хорошо знакомым коллегой. В таком случае можно расслабиться и позволить себе сокращения или обыденные структуры. Однако все же не стоит забывать, что это общение рабочего характера.

Поэтому можете использовать такие фразы:

Больше полезных фраз и об их использовании вы можете узнать на курсе «Изучение уровня»!

Подробнее

Напоследок: структура делового письма

Уверенно и профессионально написать письмо вам может помочь четко определенная структура. Поэтому в этом блоке опишем как создать формальное сообщение!

Короткая, но очень важная составляющая. В приветствии вы должны показать уважение к адресату, поэтому желательно используйте такие структуры:

• полное имя — Dear Emily Davis;
• статус — Dear Mr. Johnson, Dear Mrs. Smith;
• научная степень — Dear Proffesor Thompson, Dear Dr. Sci. Brown.

В случае, когда вы не знаете имени адресата, уместно будет использовать обращение «to whom it may concern» тому, кого это может касаться .

Это та часть текста, в которой вы обращаетесь к адресату и описываете вопрос, на который хотите получить ответ.

Здесь вы подводите адресата к основной части сообщения. Обычно именно во вступлении мы рассказываем о себе или же подробнее о вопросе, который нас беспокоит.

Это main part вашего письма и она нужна для того, чтобы как можно подробнее, но одновременно и лаконично рассказать о причине письма. Объем этой части может зависеть от тематики и смысловой нагрузки сообщения:

• Если это резюме — уместно будет написать, например, об опыте работы;
• а вот в запросе на сотрудничество — о том, почему выбрали для коллаборации именно компанию адресата и каким видите ход этого процесса.

Последние несколько предложений, в которых вы подытоживаете все сказанное и подводите собеседника к прощанию — это почти последний шаг.

Здесь будет уместно выразить благодарность за внимание, написать об ожидании ответа и надежде на продолжение общения/ сотрудничества.

Прощаться тоже надо уметь и именно на этом мы сегодня заостряем свое внимание.

Важно также помнить о грамотности, поэтому не забывайте ставить запятую перед своим именем.

• Best regards или best wishes — С наилучшими пожеланиями
• Respectfully — С уважением
• Thanks a lot — Большое спасибо

Итак, окончание делового письма является составляющей успешной коммуникации, ведь закрепляет впечатление о вас.

Формальные прощания и выражения благодарности демонстрируют уважение к адресату и подчеркивают важность ваших слов. Также не забывайте о призывах к действию, чтобы стимулировать дальнейшее взаимодействие. Завершение письма с положительным тоном будет способствовать укреплению ваших отношений с коллегой, работодателем или партнером.

Верим, что у вас получится уместно использовать эти фразы и получить желаемый результат.

Keep in touch, Grade.ua!