Офіційний та діловий лист англійською: структура, готові фрази та приклади

📝 Необхідність писати офіційні листи англійською мовою виникає досить часто, а надто у контексті  роботи та бізнесу.

Для того, щоб ваш лист мав професійний вигляд і справляв належне враження на адресата, ми розповімо й покажемо, як правильно вести ділове листування англійською. Почнімо!

Основні правила ділового листування англійською

Написання професійного ділового листа має свої правила, тож, аби не схибити, дотримуйтеся таких порад:

1. Зберігайте професійний тон і викладайте думки чітко та зрозуміло.
2. Уникайте зайвих формальностей і шаблонних фраз, які не додають змісту.
3. Не використовуйте жаргон і надмірну кількість скорочень, незрозумілих адресату.
4. Віддавайте перевагу особистим займенникам, I, we, you щоб зробити повідомлення зрозумілішим і природнішим.
5. Якщо це доречно, завершуйте лист чітким запитом або наступним кроком для адресата.
6. Уникайте надмірно фамільярних ідіом і не зловживайте знаками оклику.
7. Перед відправленням перевірте лист на граматичні, орфографічні та пунктуаційні помилки.

Якщо ви пишете електронний лист, подбайте також про його оформлення: вирівнюйте текст за лівим краєм, обирайте читабельні шрифт і розмір, розділяйте текст на абзаци та залишайте між ними достатньо вільного простору.

Стандартна структура офіційного листа

Діловий лист — це вид офіційної кореспонденції, який має певну структуру та використовується для професійного спілкування в бізнес-середовищі.

Серед основних елементів ділового листа варто зазначити:

Хоча основні елементи офіційного листа зазвичай подібні в різних країнах, правила оформлення та окремі деталі можуть відрізнятися.

Саме тому варто знати загальну структуру ділового листа англійською мовою — вона допоможе підготувати зрозуміле й професійне повідомлення для англомовних партнерів та інших адресатів.

Корисні фрази для кожної частини ділового листа

Вибір фраз залежить від мети листа та його частини. Розгляньмо корисні англійські вислови, які допоможуть почати лист, викласти основну думку та коректно завершити повідомлення.

Привітання та звернення

Офіційний лист зазвичай починають із привітання, форма якого зумовлена тим, чи знаєте ви ім’я адресата та наскільки добре з ним знайомі. У діловому листуванні англійською важливо дотримуватися ввічливого тону й обирати звернення відповідно до ситуації.

Зверніть увагу: якщо ви знаєте ім’я адресата, краще використати його замість загального звернення. Якщо ж не знаєте імені, але відома посада людини або назва відділу, оберіть відповідний варіант — наприклад, Dear Hiring Manager або Dear Marketing Team.

Початок листа та мета звернення

Далі треба коротко пояснити мету ділового листа: відповісти на попереднє повідомлення, уточнити інформацію, запросити потрібні дані або попросити про допомогу. Так адресат швидше зрозуміє суть звернення.

Якщо ви відповідаєте на попередній лист або продовжуєте розмову, скористайтеся фразами:

Чітко сформувати мету можна в такий спосіб:

А щоб ввічливо попрохати про щось, використовуйте конструкції:

Основна частина: запити, уточнення та вибачення

В основній частині ділового листа слід викласти причину звернення та ключову інформацію.

Нижче зібрали корисні вислови для різних обставин:

• Щоб розповісти про мету звернення або зацікавленість:

• Щоб повідомити про продукт або пропозицію:

• Щоб повідомити про рішення або неприємну новину:

• Щоб вибачитися:

Отож намагайтеся писати лаконічно, дотримуватися логічної послідовності й не перевантажувати лист зайвими деталями!

Завершення та заклик до дії

Наприкінці ділового листа важливо не тільки підсумувати сказане, а й визначити, що має відбутися далі.

Заключна фраза допоможе завершити повідомлення ввічливо й залишити зрозумілий орієнтир для подальшого спілкування. Ми маємо кілька варіантів у таблиці:

Підпис та професійне прощання

Наприкінці листа зазвичай додають прощальну фразу, а нижче зазначають своє ім’я або назву організації, від імені якої пишуть.

Тож тепер ви знаєте, як писати офіційного листа англійською мовою.