Здійснення ефективної комунікації з людьми — це справжнє мистецтво. Якщо ви добре обізнані з тонкощами спілкування у повсякденному житті з близькими та друзями, то ділова комунікація часто залишається загадковою та складною. Особливо зважаючи на велику кількість правил, які її супроводжують.
У цьому блозі ми розглянемо корисні фрази та вирази для різних видів електронних листів. Вони допоможуть вам зробити ваші повідомлення професійними, зрозумілими та ввічливими.
Для зручності ми згрупували фрази в таблиці за категоріями, щоб ви легко могли знайти саме те, що потрібно!
Привітання
Початок електронного листа задає тон усьому повідомленню.
Вибір правильного привітання залежить від рівня формальності та ваших відносин з отримувачем.
Ось деякі популярні ділові фрази, які ви можете використовувати у своїй комунікації!
| Привітання | Переклад | Приклад |
|---|---|---|
| Dear (Name), | Шановний (Ім’я), | Dear Mr. Smith, I hope this message finds you well — Шановний пане Сміт, сподіваюся, це повідомлення застане вас у доброму здоров’ї. |
| Hello (Name), | Вітаю (Ім’я), | Hello Sarah, I wanted to discuss our meeting agenda — Вітаю, Сара, я хотів би обговорити план нашої зустрічі. |
| Greetings, | Вітаю, | Greetings, I am writing to inquire about your services — Вітаю, я пишу, щоб дізнатися про ваші послуги. |
| Dear Sir/Madam, | Шановний пане/пані, | Dear Sir/Madam, I am reaching out regarding the recent changes — Шановний пане/пані, я звертаюся щодо нещодавніх змін. |
| Respected (Name), | Шановний (Ім’я), | Respected Dr. Lee, I am writing to express my interest in your research project — Шановний доктор Лі, я пишу, щоб висловити свою зацікавленість у вашому дослідницькому проєкті. |
| Dear Team, | Шановна команда, | Dear Team, I wanted to inform you about the upcoming deadline — Шановна команда, я хотів повідомити вас про наближення дедлайну. |
| To the Marketing Team, | Маркетинговій команді, | To the Marketing Team, please find attached the latest reports for review — Маркетинговій команді, до цього листа додаю останні звіти для перегляду. |
Зверніть увагу, що навіть у діловій комунікації є місце для дружнього підходу.
Іноді варто трохи відійти від суворого формату і додати у ваші листи елементи персоналізації — щире побажання гарного дня або питання про самопочуття.
Вступні фрази
Починати email краще, враховуючи попередню комунікацію.
Тобто, початок вашого повідомлення може відрізнятися залежно від того, чи перший раз ви спілкуєтеся з отримувачем, чи відповідаєте на попередній запит.
| Вступна фраза | Переклад | Приклад |
|---|---|---|
| I wanted to introduce myself and my company | Я хотів би представити себе та свою компанію | I wanted to introduce myself and my company. We specialize in providing innovative solutions — Я хотів би представити себе та свою компанію. Ми спеціалізуємося на наданні інноваційних рішень. |
| It’s a pleasure to connect with you | Радий(а) зв’язатися з вами | It’s a pleasure to connect with you. We are interested in discussing potential collaborations — Радий(а) зв’язатися з вами. Ми зацікавлені в обговоренні можливого співробітництва. |
| Thank you for reaching out | Дякую, що зв’язалися. | Thank you for reaching out. I am happy to assist you with your inquiry — Дякую, що зв’язалися. Я радий(а) допомогти вам з вашим запитом. |
| Following up on our previous conversation | Продовжуючи нашу попередню розмову | Following up on our previous conversation, I wanted to share the latest updates — Продовжуючи нашу попередню розмову, я хотів(ла) б поділитися останніми оновленнями. |
| I am writing to inquire about… | Я пишу, щоб дізнатися про… | I am writing to inquire about the status of my application — Я пишу, щоб дізнатися про статус моєї заявки. |
| Thank you for your prompt response | Дякую за вашу оперативну відповідь | Thank you for your prompt response. I appreciate your attention to this matter — Дякую за вашу оперативну відповідь. Я ціную вашу увагу до цього питання. |
| In reference to your last email | У відповідь на ваш останній лист | In reference to your last email, I have attached the requested documents — У відповідь на ваш останній лист, я прикріпив(ла) запитувані документи. |
Вступні речення в email надзвичайно важливі, оскільки вони формують перше враження про вас як про відправника.
Під час листування, коли немає можливості побачити невербальні сигнали, іноді складно зрозуміти, який настрій має той, хто написав листа.
Саме тому варто бути обережним і стежити за тим, щоб вступ був доброзичливим, адже це задає тон усьому листуванню і впливає на подальше сприйняття вашого повідомлення.
Основна частина
Основна частина електронного листа повинна бути чіткою, структурованою і змістовною. Важливо з самого початку визначити основну мету листа і зосередитися на ній, щоб уникнути зайвих деталей і зробити ваш текст зрозумілим.
Використовуйте прості речення та розділяйте текст на логічні блоки, щоб полегшити його сприйняття. Пам'ятайте: кожен абзац повинен містити одну головну ідею.
Уникайте негативного тону і намагайтеся зберігати позитивний і професійний настрій, навіть якщо йдеться про складні або конфліктні питання.
Заохочуйте отримувача звертатися з питаннями або відгуками, щоб показати вашу відкритість до діалогу і готовність співпрацювати.
Зверніть увагу, що дуже важливо додавати деталі і приклади, які допоможуть адресату краще зрозуміти вашу позицію або прохання.
Завершення
Враховуйте, що кінець листа повинен бути так само ретельно продуманим, як і його початок. Завершальні фрази допомагають підбити підсумок і визначити подальші дії.
Ось кілька універсальних прикладів, які допоможуть лаконічно завершити ваш email!
| Завершальна фраза |
Переклад |
Приклад |
|---|---|---|
| I look forward to your response | Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді | I look forward to your response. Please let me know your thoughts on the proposal by the end of the week — Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді. Будь ласка, повідомте мені ваші думки щодо цієї пропозиції до кінця тижня. |
| Please feel free to contact me if needed | Не соромтеся звертатися до мене за потреби | Please feel free to contact me if needed. I’m happy to help if you have any further questions — Не соромтеся звертатися до мене за потреби. Я із задоволенням допоможу, якщо у вас виникнуть додаткові питання. |
| Thank you for your time and consideration | Дякую за ваш час та увагу | Thank you for your time and consideration. I appreciate your input on this matter — Дякую за ваш час та увагу. Я ціную ваш внесок у це питання. |
| Looking forward to our collaboration | Сподіваюся на нашу співпрацю | Looking forward to our collaboration. I believe our joint efforts will lead to great success — Сподіваюся на нашу співпрацю. Вірю, що наші спільні зусилля приведуть до великого успіху. |
| Let me know if you need any further assistance | Дайте знати, якщо потрібна додаткова допомога | Let me know if you need any further assistance. I’m here to support you with anything you need — Дайте знати, якщо потрібна додаткова допомога. Я готовий підтримати вас у всьому, що потрібно. |
| Please confirm receipt of this email | Будь ласка, підтвердіть отримання цього листа | Please confirm receipt of this email. I want to make sure you have all the necessary details — Будь ласка, підтвердіть отримання цього листа. Я хочу переконатися, що у вас є всі необхідні деталі. |
| Thank you for your attention to this matter | Дякую за вашу увагу до цього питання | Thank you for your attention to this matter. We hope to resolve it swiftly — Дякую за вашу увагу до цього питання. Сподіваємося на його швидке вирішення. |
Особливо важливо, яке враження ви залишаєте після того, як лист буде прочитано.
Ретельно оформлене завершення допоможе створити позитивне сприйняття вас як професіонала і може суттєво вплинути на подальші стосунки з вашим партнером.
Сьогодні, коли світ стає все більш взаємопов’язаним, спілкування з іноземцями та міжнародними компаніями стає щоденною необхідністю.
А електронне листування стало незамінним інструментом у бізнес-комунікації. Пам’ятайте, що у діловому спілкуванні успіх забезпечує поєднання ясності та здатності адаптуватися.
До речі, в Grade Education Centre є курси з бізнес-англійської, де студенти відпрацьовують навички ділового спілкування англійською мовою. Програма курсу спеціально адаптована для реальних життєвих ситуацій, що робить його максимально корисним для практичного застосування.
Підвищуйте свій професіоналізм разом з Grade!
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)