На жаль, нас рідко вчать заповнювати резюме, спілкуватися з роботодавцями та вести переговори з партнерами, а особливо — англійською. У сучасному світі це є важливими навичками, які багатьом стають у пригоді.
Тим паче досвід ділового спілкування знадобиться, якщо ви бажаєте побудувати успішну та довготривалу карʼєру. Тому доведеться вдаватися до самостійного навчання і сповідувати концепцію «lifelong learning», з чим ми вам і допоможемо.
Правильний тон та лексика повинні бути присутні не тільки в усному, а й у письмовому варіанті ділового спілкування. Саме тому у цьому матеріалі ми розглянемо тему ділового письма англійською мовою, а особливу увагу звернемо на його вдале та доречне закінчення.
Основні правила ділового листа
«Кому і для чого»
Ділове спілкування — це не про поспіх. Саме тому перед написанням листа колезі, партнеру чи роботодавцю спробуйте дати собі час.
Продумайте, кому і для чого ви пишете, яку відповідь хочете отримати від співрозмовника. Це допоможе підібрати правильні слова та збільшить ймовірність отримання бажаного результату.
Лексика та стилістика
Це ще одна з причин, чому вам треба зрозуміти хто буде адресатом повідомлення. У діловому спілкуванні з колегами чи керівництвом не радимо вам використовувати:
- скорочення,
- сленгові вирази
- та зменшено-пестливі форми.
Текст у діловому стилі повинен бути достатньо сухим та лаконічним, відповідно варто обирати формальні лексику і граматичні конструкції.
Розмір тексту
Якщо ми вже заговорили про лаконічність — діловий лист повинен бути не замалим, але і не завеликим. Обирайте обсяг, який дозволить чітко донести адресату мету своєї появи у його повідомленнях.
Звісно, цей параметр також може залежати від тематики та сенсового навантаження, але завжди памʼятайте про мету тексту і не витрачайте марно чужий час.
Ввічливість та етикет
Сухість та лаконічність ділового спілкування зовсім не означає, що варто забути про повагу та ввічливий tone of voice листа. Тож реченню «Check the final version of the project in the attached file» зовсім не завадить слово «please», а також звернення на імʼя.
Саме ввічливий тон листа може допомогти сподобатись адресату, зацікавити у повідомленні та здобути бажаний результат.
Памʼятайте: привітання, правильне звертання, висловлювання подяки та надії на продовження спілкування, доречне прощання в кінці — все це значно покращить ваш лист.
Фрази, щоб завершити лист
Завершення листа-знайомства
Отже, перейдемо до найголовнішого — фраз, якими ви можете закінчити лист. Можна виділити кілька його видів, враховуючи контекст. Одним з таких є перший лист, коли ви ще не знайомі зі співрозмовником.
Зазвичай, у цьому випадку кожен з нас хоче отримати зворотний звʼязок на повідомлення. А тому, доречно використати такі фрази:
- I look forward to your response — Чекаю на вашу відповідь;
- Please let me know what you think — Будь ласка, дайте мені знати, що ви думаєте;
- Please phone me if you have any questions about… — Будь ласка, зателефонуйте мені, якщо у вас виникнуть питання про…
- If you need any more information, please, contact me — Якщо вам потрібно більше інформації, будь ласка, зв’яжіться зі мною;
- Looking forward to staying connected — Чекаю на продовження звʼязку;
- Please let me know your thoughts on this matter — Будь ласка, повідомте мені вашу думку з цього приводу.
Даємо відповідь
Правильно надати фідбек — задача теж не з простих. Ця мета ділового спілкування є повністю протилежною від минулої, адже тепер ви виступаєте стороною, що відповідає на повідомлення або запит.
Допомогти у цьому випадку вам можуть такі фрази:
- Please take this into consideration — Будь ласка, візьміть це до уваги;
- Please let me know if you need an extension/to reschedule — Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам потрібно продовжити дедлайн/ змінити графік;
- I hope that answers all your questions — Сподіваюся, що це відповідає на всі ваші запитання;
- I hope my feedback is helpful and clear — Сподіваюся, що мій відгук є корисним та зрозумілим;
- I trust this feedback aligns with your expectations — Сподіваюся, що цей відгук відповідає вашим очікуванням.
Якщо потрібно більше інформації
Інформація від адресата може бути неповною або не зовсім зрозумілою для нас, і це — нормально. У такому випадку, перепитати про ключові деталі або дати запит на більшу кількість інформації ви можете за допомогою таких фраз:
- I would appreciate more information on this matter — Був би вдячний за більшу кількість інформації з цього приводу;
- If you need any more information, please, contact me — Якщо вам потрібно більше інформації, зв’яжіться зі мною;
- Please let me know if there’s anything (else) that I can do to help — Будь ласка, дайте мені знати, якщо є щось (ще), що я можу зробити, щоб допомогти;
- Contact me, if you need any help with this — Будь ласка, зв’яжіться зі мною, якщо вам потрібна будь-яка допомога з цим;
- If anything is unclear, just let me know — Якщо щось незрозуміло, просто дайте мені знати.
Продовження спілкування
Заклик до зустрічі або повторного контакту з адресатом ви можете висловити за допомогою таких фраз:
- I look forward to continuing our conversation — Сподіваюся на продовження нашої розмови;
- I am eager to discuss this further — З нетерпінням чекаю на подальше обговорення;
- I’m looking forward to seeing you then/I look forward to meeting you then — З нетерпінням чекаю зустрічі з вами;
- Hope we have the chance/ the opportunity to meet again — Сподіваюся, у нас буде шанс (можливість) зустрітись знову...
- Speak to you soon/on Friday/ later/ next… — Поговоримо незабаром/у п’ятницю/пізніше/наступного…
Дякуємо співрозмовнику
Слова подяки — надзвичайно важлива складова ділового листа. Для висловлення такої думки ви можете використовувати фрази на кшталт:
- Thank you in advance for your cooperation — Заздалегідь дякуємо вам за співпрацю;
- Thank you for taking your time — Дякую за ваш час;
- Thank you for your patience — Дякую за ваше терпіння;
- Thank you for taking this into consideration — Дякую, що взяли це до уваги;
- Thank you for your understanding — Дякую за ваше розуміння.
Перепрошуємо у співрозмовника
Часто у діловому спілкуванні виникають моменти, коли треба попросити вибачення за незручності чи невчасну відповідь.
У таких ситуаціях вам знадобляться наступні структури:
- I apologize for any inconvenience — Перепрошую за будь-які незручності;
- Please accept my apologies for any inconvenience caused/the delay… — Перепрошую за незручності/затримку;
- I apologize for the problems you’ve had — Перепрошую за проблеми, які у вас виникли;
- I am writing to apologise for… — Пишу вам, щоби перепросити за…
- Please accept my sincerest apologies for… — Прийміть мої щирі вибачення…
Менш формальне спілкування
Іноді ділове спілкування може бути менш офіційним, наприклад, коли ви листуєтесь із добре знайомою колегою. У такому випадку можна розслабитись та дозволити собі скорочення або буденні структури. Проте все ж таки не варто забувати, що це спілкування робочого характеру.
Саме тому можете використати такі фрази:
- Once again, I apologize for any inconvenience — Ще раз перепрошую за будь-які незручності;
- I await your reply with interest — Я очікую вашої відповіді з зацікавленістю;
- It's always a pleasure doing business with you — З вами завжди приємно мати справу;
- I’d love to continue our collaboration and explore new opportunities together — Я хотів би продовжити нашу співпрацю і дослідити нові можливості разом;
- Keep in touch — Залишаємось на звʼязку.
Наостанок: про структуру ділового листа
Впевнено та професійно написати лист вам може допомогти чітко визначена структура. Тож у цьому блоці опишемо як створити формальне повідомлення!
Крок 1: привітання
Коротка, але дуже важлива складова. У привітанні ви маєте показати повагу до адресата, тому бажано використати такі структури:
- повне імʼя — Dear Emily Davis;
- статус (Mr, Ms, Mrs) — Dear Mr. Johnson, Dear Mrs. Smith;
- науковий ступінь — Dear Proffesor Thompson, Dear Dr. Sci. Brown.
У випадку, коли ви не знаєте імені адресата, доречно буде використати звертання «to whom it may concern» тому, кого це може стосуватися .
Крок 2: звернення
Це та частина тексту, у якій ви звертаєтесь до адресата та описуєте питання, на яке бажаєте отримати відповідь.
Крок 3: вступ
Тут ви підводите адресата до основної частини повідомлення. Зазвичай саме у вступі ми розповідаємо про себе, якщо це перше звернення, або ж детальніше про питання, яке нас турбує.
Крок 4: основна частина
Це main part вашого листа і вона потрібна для того, щоб якомога детальніше, але водночас і лаконічно розповісти про причину листа.
Обсяг цієї частини може залежати від тематики та сенсового навантаження.
- Якщо це резюме — доречно буде написати, наприклад, про досвід роботи;
- а от у запиті на співпрацю — про те, чому обрали для колаборації саме компанію адресата та яким бачите перебіг цього процесу.
Крок 5: висновок
Останні кілька речень, у яких ви підсумовуєте все сказане і підводите співрозмовника до прощання — це майже останній крок.
Тут буде доречним висловити подяку за увагу, написати про очікування відповіді та надії на продовження спілкування/ співпраці.
Крок 6: прощання
Прощатись теж треба вміти й саме на цьому ми сьогодні загострюємо свою увагу.
Важливо також памʼятати про грамотність, тож не забувайте ставити кому перед своїм іменем.
- Best regards або best wishes — З найкращими побажаннями;
- Respectfully — З повагою;
- Thanks a lot — Красно дякую.
Отже, закінчення ділового листа є складовою успішної комунікації, адже закріплює враження про вас.
Формальні прощання та вирази вдячності демонструють повагу до адресата та підкреслюють важливість ваших слів. Також не забувайте про заклики до дії, щоб стимулювати подальшу взаємодію. Завершення листа з позитивним тоном сприятиме зміцненню ваших відносин із колегою, роботодавцем, партнером тощо.
Віримо, що у вас вийде доречно використати ці фрази та отримати омріяний результат.
Keep in touch, Grade Education Centre!
Дякуємо за ваш коментар! Після модерації ми опублікуємо його на нашому сайті :)