Офіційний лист англійською: головні правила написання

📝 Необхідність у написанні офіційних листів англійською мовою виникає досить часто, особливо, якщо мова йде про роботу та бізнес. Аби ваш лист був професійним та правильно сприйнятий адресатом, ми розповімо та покажемо, як написати офіційний текст англійською.

Структура листа

Ділові листи – це кореспонденція, яка складається з послідовності певних елементів, а також використовується для ведення офіційного листування на бізнес-рівні.

Серед основних елементів ділового листа варто зазначити:

• Адресу та ім’я одержувача
• Контактні дані відправника
• Дату написання
• Посилання
• Привітання
• Основну частину або «тіло»
• Заключення
• Підпис
• Ініціали автора
• Додатки (за наявності)

Варто зазначити, що офіційні листи та їхня структура – незмінні незалежно від країни, до якої вони відправляються. А тому можна створити шаблон листа за цією структурою та користуватися ним, відправляючи тексти до англомовних партнерів та інших осіб.

Загальні правила написання офіційного листа

Аби створити гарний офіційний лист, необхідно дотримуватися таких порад:

1. Зберігайте професійний тон та подачу інформації.
2. Уникайте формальних штампів.
3. Не використовуйте жаргон та скорочення.
4. Віддавайте перевагу особистісним займенникам.
5. Закінчуйте лист запитом.
6. Не користуйтесь ідіомами та знаками оклику.
7. Перед відправкою перевірте документ на помилки.

Звісно, якщо лист електронний, необхідно подбати про його зовнішній вигляд: вирівняти за лівим краєм, обрати стандартний шрифт та 12 кегель, виставити абзаци та подбати про пробіли.

Які фрази варто використовувати для листа

Вибір фраз для написання листа безпосередньо залежить від того, яку його частину ви пишете. Далі ми розповімо про основні різновиди фраз, які варто використовувати у діловому листуванні.

Привітання

Стандартно лист варто починати з привітання. Його форма безпосередньо залежить від того, як добре ви знаєте людину, з якою листуєтеся.

Можна використовувати такі фрази:

• Dear colleagues – шановні колеги. Використовується для листування з групою добре знайомих осіб.
• Dear Emily Smith/Harry Page – шановна Емілі Сміт/шановний Гарі Пейдж. Найбільш неформальний варіант, який підходить, якщо ви добре знаєте людину, її стать та часто з нею спілкуєтеся.
• Dear Mr. Abramson/Dear Ms./Mrs. Abramson – шановний містер Абрамсон/місіс/міс Абрамсон. Можна вживати, якщо ви знаєте стать та ініціали одержувача. У випадку, якщо лист буде отримувати жінка, віддавайте перевагу зверненню Ms, а не Mrs, особливо – якщо ви не знаєте про її сімейний стан.
• Dear sir/Dear madam – шановний пан/шановна пані. Можна вживати, якщо ви не знаєте ім’я, але вам відома стать адресата.
• Dear HR – шановний/а HR. Таке привітання буде доречним, якщо вам відома лише посада отримувача, у наведеному прикладі – працівник human resourses (HR).
• To whom it may concern – усім зацікавленим особам. Найбільш нейтральний варіант, який підходить у випадку, якщо ви не знаєте статі, посади, імені адресата.

Початок листа

У цьому розділі має міститись інформація про мету листа, щоб отримувач міг зрозуміти, про що йтиме мова в його основній частині. За своєю суттю початок – це короткий анонс, витяг, що заздалегідь знайомить адресата з метою вашого листа.

Якщо ви відповідаєте, можна використовувати вислови:

• I am writing in response to… – Я пишу у відповідь на…
• In reply to your letter of 15 June… – У відповідь на ваш лист від 15 червня…
• I recently wrote to you about… – Я вже писав вам про…
• To follow up on/following our discussion… – Продовжуючи діалог…

Сформувати мету можна в такий спосіб:

I am writing to enquire about/confirm/in connection with… – Я пишу, щоби дізнатися щодо/щоби підтвердити/у зв’язку з…

Якщо потрібно про щось попрохати:

• It would be helpful if you could… – Було б добре з вашої сторони, якби ви змогли…
• Could you possibly… – Чи не могли б ви…
• I would be grateful if you could… – Я був/була би вдячний/вдячна, якби ви…
• Please could you send me… – Будь ласка, чи не могли б ви надіслати мені…

Основна частина

Другий або третій абзац листа використовується, аби передати основну суть. Варто дотримуватися лаконічності, максимально стисло висловити свою думку. Інформація в «тілі» листа варіюється залежно від ваших цілей та мети, з якою ви пишете його. Наприклад, якщо ви хочете повідомити про відмову в співробітництві, розповісти про продукт, погодитися на співбесіду тощо.

Для цього підійдуть такі розповсюджені вислови:

• I am particularly interested in this job because… – Я зацікавлений у цій роботі, тому що…
• I am writing to apply for the position of… – Я пишу, щоби подати резюме на посаду…
• Our new product will be released next month, and we are excited to share with you. – Наш новий продукт буде представлений наступного місяця, і ми хотіли б поділитися з вами.
• After careful consideration we have decided to… – Після ретельних роздумів ми вирішили…
• I regret to inform you that… – На жаль, я інформую вас про те, що…

Заключення

Останній абзац вміщує посилання на різноманітні файли, запити тощо. У заключенні розміщуються також нагадування, пропозиції та побажання щодо ведення листування та подальшого спілкування.

Якщо додаються посилання/матеріали:

• Please, find attached… – У прикріплених матеріалах ви знайдете…
• We enclose… – Ми додаємо…

Якщо потрібно запропонувати допомогу:

• If you wish, I would be happy to… – Якщо треба, то я буду радий…
• Would you like me to…? – Чи хотіли б ви, щоб я…?

Для продовження спілкування:

• We await your reply. – Ми очікуємо на зворотній зв’язок.
• I appreciate any feedback you may have. – Я буду вдячний за будь-який фідбек.
• Please contact me as soon as possible. – Будь ласка, зв’яжіться зі мною якнайшвидше.

Щоби подякувати:

• Thank you for enquiring. – Дякуємо за висловлену цікавість.
• We would like to thank you for your letter of… – Ми хочемо подякувати вам за ваш лист про…
• Thanks again for your assistance. – Ще раз дякуємо за допомогу.

Підпис

У кінці стандартно розміщується підпис відправника.

Для цього можна використовувати такі варіанти:

• Yours faithfully, – Зі щирою повагою,
• Best wishes,  – З найкращими побажаннями,
• All the best,  – Всього найкращого,
• Take care! – На все добре!

У кінці листа, якщо від паперовий, варто залишити місце для підпису від руки. Під ним розміщується ваше ПІБ, а також посада (за необхідності).

Тож тепер ви знаєте, як писати офіційного листа англійською мовю. А якщо ви прагнете впевнено проводити переговори, вести комунікацію з клієнтами та зростати професійно, то курс “Бізнес-англійська” — ідеальна можливість цьому навчитися!